Welke (jaarlijkse) verplichtingen heeft mijn vzw?

De V&S-wet voorziet zowel administratieve als fiscale verplichtingen voor een vereniging zonder winstoogmerk. Wij zetten ze voor u op een rij.

Algemene vergadering en raad van bestuur

De algemene vergadering en de raad van bestuur van een vzw komen minstens één keer per jaar samen. De raad van bestuur moet de jaarrekening en de begroting opstellen. De algemene vergadering moet de jaarrekening van het afgelopen jaar en de begroting van het komende jaar goedkeuren en aan de bestuurders 'kwijting' verlenen.

Wijzigingen statuten en bestuur

Eventuele wijzigingen in statuten en de samenstelling van de raad van bestuur moeten gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad.

Verenigingsdossier

Op de griffie van de rechtbank van koophandel van het arrondissement waar de vzw haar zetel heeft, moet een verenigingsdossier bijgehouden worden. In dit dossier, dat voor iedereen toegankelijk is, vinden we de statuten, de akten over de benoeming van bestuurders, personen van het dagelijks bestuur en personen die de vereniging kunnen vertegenwoordigen terug. Ook een kopie van het ledenregister, dat elk jaar moet worden neergelegd, komt terecht in het verenigingsdossier, net zoals de jaarrekening en de beslissingen over de nietigheid, de ontbinding en de vereffening van de vzw.

Ledenregister

Op de zetel van de vzw moet de raad van bestuur een ledenregister bijhouden. Dit is een overzicht van de werkende of effectieve leden,  die deel uitmaken van de algemene vergadering.

Openbaarmakingen

De vzw moet de benoemingen en ontslagen van haar bestuurders openbaar maken door dit te publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Ook een statutenwijziging moet in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad gepubliceerd worden.

Boekhoudkundige verplichtingen

Een kleine vzw moet een kasboekhouding voeren. Dit betekent dat alleen de veranderingen rond contant geld en zichtrekeningen in een kasboek moeten worden bijgehouden. De wetgever heeft hiervoor een model uitgewerkt. Een grote vzw en zeer grote vzw moeten een dubbele boekhouding  voeren.

Jaarrekening 

Een vzw moet ook een jaarrekening opmaken. De neerlegging is afhankelijk van de grootte van de vzw:

  • kleine vzw: jaarlijkse neerlegging goedgekeurde rekeningen vorig boekjaar op de griffie van de rechtbank van koophandel
  • grote vzw: jaarrekening binnen de 30 dagen na goedkeuring bij de Nationale Bank van België. De NB zorgt zelf voor neerlegging op de griffie van de rechtbank van koophandel.
  • grote vzw: moet altijd volgende stukken toevoegen:
    • naam en voornaam bestuurders
    • in voorkomend geval: naam en voornaam van de commissarissen in functie
    • verslag van deze commissarissen
jeugdbeweging.jpeg

Patrimoniumtaks

Elke vzw is onderworpen aan de zogenaamde 'patrimoniumtaks'. Dit is een belasting 'tot vergoeding van de successierechten'. Het komt erop neer dat de vzw moet opgeven wat ze aan patrimonium heeft (onroerende en roerende goederen) en hoeveel dit zou opbrengen als het allemaal zou verkocht worden. Dit is vergelijkbaar met de waarde die op een erfenis geplakt wordt, waar dan erfenisrechten (of successierechten) moeten betaald worden door erfgenamen.

Door deze taks wordt vermeden dat een vermogen voor onbeperkte duur wordt ondergebracht in een vzw, zonder dat hierop successierechten worden geheven tijdens de overgang van het vermogen over generaties heen. Als het vermogen kleiner is dan 25.000 euro, moet geen patrimoniumtaks betaald worden. Het vermogen is dan namelijk te klein. Als het vermogen hoger dan 25.000 euro is, moet hierop 0,17 procent aan belasting betaald worden. Het uiteindelijke bedrag wordt naar het bovenste duizendtal afgerond.

De vzw moet elk jaar aangifte doen op het registratiekantoor van de roerende en onroerende goederen die zij per 1 januari van het komend aanslagjaar bezit. De taks van 0,17 procent geldt voor de massa van de in België bezeten goederen, zonder aftrekking van de lasten, te rekenen vanaf de eerste januari die op de oprichtingsdatum volgt. (Art. 147-150 W.Succ). Met het begrip 'massa van de goederen' bedoelt de wetgever ook de roerende goederen. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om uit eigen beweging de vermogensstaat op te maken en de taks te betalen wanneer die van toepassing is.

Wie is onderworpen?

Volgende entiteiten zijn onderworpen aan de patrimoniumtaks:

  • de verenigingen zonder winstoogmerk, opgericht na 10 juli 1921
  • de inrichtingen en verenigingen zonder winstoogmerk die rechtspersoonlijkheid verkregen hebben bij de wetten van 7 augustus 1919, van 12 maart en van 25 mei 1920
  • de private stichtingen
  • de internationale verenigingen zonder winstoogmerk

Wie is vrijgesteld?

Volgende verenigingen zijn steeds vrijgesteld van patrimoniumtaks:  

  • gemachtigde kassen voor kinderbijslag
  • erkende pensioenkassen voor zelfstandigen
  • inrichtende machten van het gemeenschapsonderwijs of het gesubsidieerd onderwijs. 

De verenigingen of vzw's die zich in een ander land bevinden en die rechtspersoonlijkheid hebben verkregen door een buitenlandse wet, vallen ook buiten het toepassingsgebied. Ook de openbare overheden en openbare instellingen zijn vrijgesteld.

Inhoud van de aangifte

Op de jaarlijkse aangifte moet volgende worden vermeld:

  • de benaming en de zetel van de vereniging
  • een eventueel adres voor het opsturen van de correspondentie
  • de juiste samenstelling en waardering van de activa van de vereniging vermelden, artikel per artikel

Voor onroerende goederen moet ook de sectie en het nummer vermeld worden dat is opgenomen in het kadaster. Voor de onroerende goederen die het voorwerp uitmaken van een verzekeringspolis (brand, diefstal of een andere dekking) moeten de gegevens betreffende de verzekeraars, de polisnummers, de opsomming van de verzekerde goederen en de verzekerde waarde worden opgegeven. De aan te geven activa moeten worden gewaardeerd op basis van de verkoopwaarde van de goederen. De boekwaarde van de goederen is hierbij dus niet relevant.

De aangifte en betaling

Elke vzw moet uiterlijk op 28 februari van elk jaar aangifte doen van de aard en de waarde van de roerende en onroerende goederen die zij bezit op 1 januari van datzelfde jaar. Hierover moet een patrimoniumtaks van 0,17 procent worden betaald en dit uiterlijk op 31 maart. Wanneer 31 maart een sluitingsdag is, moet het bedrag de eerstvolgende werkdag worden betaald. Daarnaast moet de vzw na een toename van deze goederen binnen de drie maanden een bijkomende aangifte doen.

Normaal gezien ontvangt elke vzw jaarlijks een brief met een invulstrookje van het bevoegde registratiekantoor. Dit strookje moet ingevuld en teruggestuurd worden wanneer er geen taks verschuldigd is. Als er wel taks verschuldigd is, moet zelf bij het bevoegde registratiekantoor een speciaal aangifteformulier worden gehaald. Is de te betalen taks lager dan 125 euro, dan geldt de aangifte voor drie jaar. Is de te betalen taks hoger dan 125 euro, dan moet de aangifte jaarlijks gebeuren. 

Boeten, interesten en verjaring

Elke vereniging die de aangifte te laat inlevert, loopt per maand vertraging een boete op van 2,50 euro. Elke begonnen maand wordt als een volledige maand beschouwd. Bovendien mag het totaal van deze boetes niet boven een tiende van de verschuldigde patrimoniumtaks gaan en mag het totaal niet minder dan 2,50 euro bedragen.

Indien bepaalde goederen niet worden aangegeven of indien de goederen te laag worden gewaardeerd in de aangifte, kan de administratie vragen dat een bijvoeglijke aangifte wordt ingediend waarover de taks van 0,17 procent wordt geheven. Niettemin is het maximumbedrag van de straf bepaald op 125.000 euro. De patrimoniumtaks moet worden betaald op 31 maart van elk jaar. Indien niet of laattijdig werd betaald, is de wettelijke interest, tegen de wettelijke rentevoet in burgerlijke zaken, van rechtswege opeisbaar vanaf de dag waarop de betaling had moeten gebeuren.

Inzake verjaring gelden de regels inzake successierechten. Dit betekent dat bij afwezigheid van aangifte de administratie hierop kan reageren gedurende tien jaar voor roerende goederen en gedurende vijf jaar voor in België gelegen onroerende goederen. Deze termijn wordt gerekend vanaf de datum waarop de aangifte had moeten worden ingediend.

De vordering tot terugbetaling van eventueel teveel betaalde rechten verjaart binnen twee jaar te rekenen van de dag van de indiening van de aangifte.